L’une des obligations pour un employeur quel qu’il soit, outre les affichages obligatoires sur le lieu de travail (nous y reviendrons), c’est de se doter d’un « registre unique du personnel »:

Comment remplir le registre unique du personnel ?

Pour chaque embauche il faut indiquer dans un tableau :

• les noms, prénoms, nationalité, date de naissance, numéro de sécurité sociale et sexe du salarié ;
• son emploi, sa qualification, sa date effective d’entrée (de commencement du travail) et de sortie ;
• la mention complémentaire : « apprenti », « contrat d’insertion professionnelle », « contrat de qualification », « contrat à durée déterminée », « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire » (avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire), « mis à disposition par un groupement d’employeurs » (nom et adresse du groupement) ;
• pour les travailleurs étrangers, il faut en plus indiquer dans la colonne « Nationalité » le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
• Les stagiaires doivent également être inscrits au sein du registre du personnel de l’entreprise, mais dans une partie spécifique à l’arrière du registre.

Ce registre est obligatoire et doit pouvoir être présenté à chaque contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf, sous peine de sanction pénale, et être tenu à la disposition des délégués du personnel.

L’absence de registre ou des mentions incomplètes ou erronées est sanctionnée par une amende d’un montant maximum de 750€.

Mon conseil:

1. Vous pouvez acheter ce registre chez votre fournisseur de fournitures habituel (env. 20€)
2. Si vous avez un expert comptable ou gestionnaire de paye, celui ci pourra vous fournir une liste sur excel qui vous servira de base.